La capacidad de relacionar a diversos trabajadores electrónicamente que tienen las oficinas virtuales, actualmente ha abierto nuevas posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina en las empresas. Este aspecto ha hecho que las actividades cotidianas se realicen en cualquier parte donde el trabajador se encuentre, siempre y cuando pueda estar en red y comunicación con las tareas que se le pidan.

El término de oficina virtual propone que el trabajo se encuentra en comunicación con uno o más de los sitios fijos de la empresa a través de algún tipo de red electrónica. A esta modalidad de trabajo también se le conoce con el nombre de teletrabajo. Las primeras actividades de este tipo en las compañías tuvieron lugar durante la década de los setenta junto con la aparición de las microcomputadoras y equipos de comunicaciones de datos de bajo coste.

Cómo funcionan las oficinas virtuales

El objetivo principal de un negocio es que el empresario que comienza un proyecto en un cuarto auxiliar de su casa termine trabajando con una empresa de nivel mundial, puede que en algunos casos no resulte todo un éxito. Hay que tomar en cuenta que saber cómo funcionan las oficinas virtuales es importante ya que debe incluir dirección comercial del negocio, si el teléfono es contestado adecuadamente y en qué lugar te reúnes con los clientes e inversionistas potenciales.

Por qué usar los entornos virtuales

Una oficina que ofrezca una buena impresión a los usuarios que necesitan de sus servivios, un grupo de trabajadores que conteste cordialmente el teléfono y que atiendan correctamente a los visitantes puede consumir una porción considerable de su presupuesto. Pero ¿Qué certifica que las primeras impresiones sean positivas sin verse agobiado por estos costos operativos?

Para la mayoría de empresas la respuesta la encuentran en los entornos virtuales, por medio de ellas es posible programar la presencia de una empresa más estructurada a un valor de lo que costaría un espacio de oficina que proporcione prestigio. Las oficinas virtuales permiten que los negocios se lleven a cabo desde el hogar por lo que las empresas que apenas están comenzando pueden proyectar una excelente imagen sin incurrir en los gastos inherentes a un área de oficina física.

Lo mejor del caso es que por una suma mensual establecido es posible obtener una dirección comercial profesional, la administración de tu correo electrónico o llamadas para asuntos de suma importancia y un número de teléfono exclusivo contestado por una recepcionista profesional que se encarga de recibir llamadas de clientes importantes.

¿Qué características se adaptan mejor a tu tipo de negocio?

1. Dirección comercial que brinde prestigio a los clientes

Generalmente las direcciones comerciales de las oficinas virtuales más conocidas se encuentran en el Chrysler Building de Nueva York, en Citigroup Center de Sydney y en Berkeley Square de Londres. Con cualquiera de estas direcciones puedes hacer muchas cosas con tu imagen como por ejemplo, proyectar más profesionalismo y causar una buena impresión al momento de reunirte con los clientes e inversionistas importantes.

2. Tener una imagen más profesional

Para las personas que realizan sus labores desde el hogar, resulta incómoda la posibilidad de ver  la llamada de unos de sus más importantes inversionistas potenciales contestada por cualquiera de sus hijos pequeños. Hay que tener presente que la primera impresión es la que cuenta por lo que el teléfono debe ser contestado por una persona adulta que conozca acerca del negocio.

3. Tener flexibilidad en algún momento del día

Todos los empresarios quieren escapar de la sensación de estar encadenados todo el día al escritorio y frente a una computadora. Lamentablemente esta conmoción se replica cuando te instalas a tu nuevo escritorio pero después te sientes incapaz de ausentarte por temor a perder alguna llamada de suma importancia. Lo bueno es que con una oficina virtual es posible desplazarte e incluso tomar algunos minutos del día para descansar, teniendo la seguridad de que nadie lo notará.

4. Evitar todo tipo de distracciones

Además de invertir una suma importante de dinero operar una oficina de este tipo consume tiempo. Por esta razón es importante administrar el personal de soporte, mantener y equipar la oficina. Esto resulta ser una mínima porción de una larga lista de actividades por hacer habitualmente. Con las oficinas virtuales es posible que otras personas se encarguen de estas tareas, lo que puede ayudar a concentrarte en las labores que realmente valen la pena.

5. Proyectar presencia en nuevos mercados

Hoy día la mayoría de empresas utilizan una oficina virtual con la intensión de establecerse en otros países. Resulta ser una excelente idea para que puedas proyectar presencia mientras te preparas para establecer tus instalaciones físicas en dicha región.

6. Configuración permanente o estación temporal

En caso de establecer una oficina virtual en una zona donde ofrecen pisos de campus u oficinas con servicios incluidos, tienes la posibilidad de crecer por sí mismo sin necesidad de cambiar tu dirección comercial ni mucho menos de buscar nuevas instalaciones.